1. Introduction

Efficient Systems Limited (“we”, “our”, “the Operator”) respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, process, store, and protect personal information through our online platform, MadeTask, available at https://madetask.com.

This Policy is written in accordance with the Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486) of the Hong Kong SAR (“PDPO”) and the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) (“GDPR”). It applies to all users of the Service, regardless of jurisdiction, with particular attention to individuals in the European Union (EU) and the Hong Kong SAR.

By using our Service, you confirm that you have read and understood this Policy and agree to how we use your data in accordance with the applicable law.

2. Who We Are

We are the entity responsible for processing your personal data, whether you are located in the EU, Hong Kong, or elsewhere.

3. What Personal Data We Collect

We may collect and process the following types of personal data:

Identity Information:

• Full name, date of birth, gender, nationality

• Passport or ID details

Contact Details:

• Email address, phone number, residential address

Account and Usage Data:

• Login credentials (username/password), user ID

• Browser and device information (e.g., IP address, cookies, device type)

• Activity logs and access history

• Preferences and settings

Payment Information in compliance with PCI DSS:

• Credit/debit card numbers (processed through third-party providers)

• Billing address

Media:

• Webcam photos or uploaded identification documents (if required for verification)

Other:

• Feedback, surveys, and support requests

• Any additional personal data voluntarily submitted

We do not knowingly collect personal data of children under the age of 18 unless such collection is in compliance with Terms of Use of Madetask Service.

4. Legal Basis for Processing (Under GDPR)

We only process personal data where we have a legal basis to do so. These include:

• Consent – for optional features (e.g., marketing emails)

• Contractual necessity – to provide you with access to the Service

• Legal obligation – where required by law (e.g., anti-money laundering)

• Legitimate interests – for system security, user experience improvement, and fraud prevention (where these interests are not overridden by your rights)

For users in Hong Kong, all collection and processing are conducted in accordance with the six Data Protection Principles (DPPs) outlined in the PDPO.

5. How We Use Your Data

We use your personal data for the following purposes:

• To register and authenticate your account

• To operate and maintain the functionality of the Service

• To provide technical support and respond to your requests

• To meet regulatory and compliance requirements

• To send service-related communications (e.g., system notifications, policy updates)

• To send marketing materials (with your explicit consent)

• To improve our website, products, and services

• To detect, prevent, and investigate fraud or misuse

6. Marketing and Consent

We may send you marketing emails about our services or those of trusted partners.

You can withdraw your consent at any time.

7. Cookies and Tracking Technologies

We use cookies and similar technologies to enhance your user experience and improve our Service. These technologies collect:

• Your device’s IP address and type

• Browser type and version

• Language settings

• Referring website addresses

• Pages visited and duration of visit

We rely on your implied or explicit consent, depending on jurisdiction, to place cookies. You can manage cookie settings in your browser.

8. Data Disclosure

We will not share personal data with third parties unless this is necessary for our legitimate business needs, to carry out requests, provide services and/or as required or permitted by law. Third parties under these circumstances include:

• Our affiliates, subsidiaries, and parent companies.

• Service providers. We will disclose personal data to third party partners and service providers (processors) so they can process it on our behalf where required. These service providers are required to provide sufficient assurances in accordance with data protection law. (e.g. being bound contractually to confidentiality and data protection obligations). We will only share personal data necessary for them to provide their services.

• Auditors, advisors and consultants. We may disclose personal data for purposes and in the context of audits (e.g. external audits, security audits), to legal and other advisors, in order to investigate security issues, risks, complaints etc.

• Regulatory authorities, law enforcement, courts. We may disclose personal data to comply with applicable legislation, regulatory obligations, to respond to requests of regulatory authorities, government and law enforcement agencies, courts and court orders.

• Other persons. Other recipients may be any person/legal entity/organization for which you ask your data to be transferred to (e.g. reference etc.) or give your consent to transfer personal data.

As such, personal data may be transferred and disclosed to:

• Money laundering and fraud prevention agencies, compliance services and risk prevention services. This is required in order to verify your identity, ensure protection against fraud, and confirm eligibility for our services/products.

• Banks (other credit and financial service institutions), and similar institutions. These enable us to provide our Services.

• Payment Systems (SWIFT, SEPA, Visa, Mastercard, etc.), payment service providers, card processing companies. These enable us to provide our Services.

• Data management, storage, archiving, cloud storage service providers.

• Companies assisting us with provision of our services (e.g. technological services, solutions, support such as support/maintenance/development of IT applications, technology, website management, telephony/SMS services).

• Customer support service providers and marketing service providers.

• Administrative service providers.

• Auditing and accounting services and consultants.

• External legal advisors.

We may also disclose your data in circumstances such as the following:

• If we are under a duty to disclose or share your personal data in order to comply with any legal or regulatory obligation or request,

• In order to apply or enforce the terms and conditions or any other agreement in place in the context of our relationship and to investigate potential breaches,

• In order to protect our rights, safety or property, or that of our customers or third parties/the public.

• This includes exchanging information with other companies and organizations for the purposes of money laundering, fraud prevention and equivalent risks.

9. International Data Transfers

Some of our data processing partners are located outside Hong Kong or the EEA. When we transfer your data internationally, we ensure appropriate safeguards are in place:

• Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission

• Contracts in accordance with Section 33 of the PDPO for data transfers out of Hong Kong

• Additional technical and organizational safeguards

You may request more information about these safeguards by contacting us.

10. Data Retention

We retain your personal data only as long as necessary for the purposes stated in this Policy, or to comply with legal and contractual obligations.

In general:

• Data related to your account is retained for the duration of your relationship with us + 6 months.

• Legal and regulatory retention periods (e.g., for financial or tax purposes) may apply.

When data is no longer required, we will securely delete or anonymize it.

11. Your Rights

If you are in the EU (under GDPR):

Under the GDPR, you have certain data protection rights, including:

• The right to access, update, or delete the personal data we have about you.

• The right to restrict or object to our processing of your personal data.

• The right to data portability. If you are in the EEA, Switzerland, or the UK, your rights in relation to your personal data processed by us as a controller specifically include:

• Right of access and/or portability. You have the right to access any personal data that we hold about you and, in some circumstances, have that data provided to you so that you can provide or “port” that data to another provider;

• Right of erasure. In certain circumstances, you have the right to the erasure of personal data that we hold about you (for example, if it is no longer necessary for the purposes for which it was originally collected);

• Right to object to processing. In certain circumstances, you have the right to request that we stop processing your personal data and/or stop sending you marketing communications;

• Right to rectification. You have the right to require us to correct any inaccurate or incomplete personal data;

• Right to restrict processing: You have the right to request that we restrict processing of your personal data in certain circumstances (for example, where you believe that the personal data we hold about you is not accurate or lawfully held). Please note that your rights under the GDPR does not release us from our obligations under applicable Anti-Money Laundering legislation and our policy in this regard.

If you are in Hong Kong (under PDPO):

You have the right to:

• Request access to your personal data

• Request correction of inaccurate data

• Understand our data handling practices

• Withdraw consent for non-essential uses

We aim to respond to requests within 40 calendar days (PDPO) or 30 days (GDPR). Reasonable fees may apply under Hong Kong law for data access requests.

12. Data Security

We take appropriate technical and organizational measures to protect personal data, including:

• Secure servers and encrypted connections (HTTPS)

• Access controls and role-based permissions

• Strong password policies

• Regular system monitoring and intrusion detection

• Staff training and confidentiality agreements

Despite our efforts, no system can be completely secure. You are also responsible for safeguarding your login credentials.

13. Automated Decision-Making

We do not use personal data for automated decision-making that produces legal or similarly significant effects on you, unless such decisions are:

• Necessary for entering into or performing a contract

• Authorized by law

• Based on your explicit consent

14. Updates to This Policy

We may revise this Privacy Policy from time to time to reflect legal or operational changes. If we make significant changes, we will notify you through the Service or via email.

The most current version will always be available at: https://madetask.com

Continued use of the Service after changes are published constitutes your acceptance of the updated Policy.

15. Contact Us

If you have any questions, requests, or concerns about this Privacy Policy or our data practices, please contact:

support@madetask.com
Efficient Systems Limited
UNIT B, 31/F UNITED CTR 95
QUEENSWAY ADMIRALTY, HONG KONG

1. Введение

Компания Efficient Systems Limited («мы», «нас», «Оператор») уважает ваше право на конфиденциальность и стремится обеспечить защиту ваших персональных данных. Настоящая Политика конфиденциальности описывает, каким образом мы собираем, обрабатываем, храним и защищаем персональную информацию через нашу онлайн-платформу MadeTask, доступную по адресу: https://madetask.com.

Данная Политика составлена в соответствии с Законом Гонконгского специального административного района о защите персональных данных (Personal Data (Privacy) Ordinance, Cap. 486) (далее — PDPO) и Общим регламентом ЕС по защите данных (Регламент (ЕС) 2016/679) (далее — GDPR). Политика распространяется на всех пользователей Сервиса, независимо от их юрисдикции, с особым вниманием к пользователям, находящимся в Европейском союзе и Гонконгском САР.

Используя наш Сервис, вы подтверждаете, что ознакомились с настоящей Политикой, понимаете её условия и соглашаетесь с использованием ваших данных в соответствии с применимым законодательством.

2. Кто мы такие

Мы являемся юридическим лицом, ответственным за обработку ваших персональных данных, независимо от того, находитесь ли вы в Европейском союзе, Гонконге или в иной юрисдикции.

3. Какие персональные данные мы собираем

Мы можем собирать и обрабатывать следующие категории персональных данных:

Идентификационная информация:

• Полное имя, дата рождения, пол, гражданство

• Паспортные данные или реквизиты иного удостоверяющего документа

Контактные данные:

• Адрес электронной почты, номер телефона, адрес проживания

Данные учетной записи и использования:

• Учетные данные (логин и пароль), идентификатор пользователя

• Информация о браузере и устройстве (например, IP-адрес, cookies, тип устройства)

• Журналы активности и история входов

• Настройки и предпочтения

Платежная информация (в соответствии с PCI DSS):

• Номер кредитной/дебетовой карты (обрабатываются через сторонних поставщиков)

• Платежный адрес

Медиафайлы:

• Фото с веб-камеры или загруженные документы для подтверждения личности (при необходимости)

Прочее:

• Отзывы, ответы на опросы, обращения в службу поддержки

• Любая дополнительная информация, предоставленная вами добровольно

Мы не осуществляем преднамеренный сбор персональных данных детей младше 18 лет, за исключением случаев, когда это прямо предусмотрено Условиями использования сервиса MadeTask.

4. Правовые основания для обработки (в соответствии с GDPR)

Мы обрабатываем персональные данные только на законных основаниях, включая:

• Согласие — при использовании необязательных функций (например, рассылка маркетинговых материалов)

• Необходимость для исполнения договора — для предоставления доступа к Сервису

• Юридическая обязанность — в случаях, когда обработка требуется по закону (например, противодействие отмыванию средств)

• Законные интересы — обеспечение безопасности, улучшение пользовательского опыта и предотвращение мошенничества (если такие интересы не нарушают ваши права)

Для пользователей из Гонконга все действия по сбору и обработке данных осуществляются в соответствии с шестью Принципами защиты данных, изложенными в PDPO.

5. Как мы используем ваши данные

Ваши персональные данные используются нами для следующих целей:

• Регистрация и аутентификация учетной записи

• Обеспечение функционирования и поддержки Сервиса

• Предоставление технической помощи и ответов на обращения

• Соблюдение регуляторных и нормативных требований

• Отправка служебных уведомлений (например, изменения в политике)

• Отправка маркетинговых материалов (только при наличии вашего явного согласия)

• Улучшение качества сайта, продуктов и услуг

• Обнаружение, предотвращение и расследование случаев мошенничества или злоупотреблений

6. Маркетинг и согласие

Мы можем отправлять вам маркетинговые сообщения о наших продуктах и услугах, а также о предложениях от доверенных партнеров. Вы можете в любой момент отозвать свое согласие, воспользовавшись ссылкой «отписаться» в письме или связавшись с нами напрямую.

7. Cookies и технологии отслеживания

Мы используем файлы cookies и аналогичные технологии для улучшения пользовательского опыта и функциональности Сервиса. Эти технологии могут собирать следующую информацию:

• IP-адрес и тип устройства

• Версия и тип браузера

• Настройки языка

• Источник перехода (реферер)

• Посещенные страницы и длительность сессии

Использование cookies осуществляется на основании вашего явного или подразумеваемого согласия — в зависимости от юрисдикции. Вы можете изменить настройки cookies в вашем браузере.

8. Раскрытие данных

Мы не будем передавать персональные данные третьим лицам, за исключением случаев, когда это необходимо для удовлетворения наших законных бизнес-интересов, выполнения ваших запросов, предоставления услуг и/или в случаях, предусмотренных или разрешённых действующим законодательством.

Третьи лица, которым может быть раскрыта информация в этих целях, включают:

• Наши аффилированные лица, дочерние компании и материнские организации.

• Поставщики услуг. Мы можем передавать персональные данные сторонним партнерам и поставщикам услуг (операторам), которые обрабатывают данные от нашего имени при необходимости. Такие поставщики обязаны предоставлять достаточные гарантии в соответствии с законодательством о защите данных (например, быть связанными договорными обязательствами по обеспечению конфиденциальности и защите данных). Мы делимся только теми данными, которые необходимы для оказания ими соответствующих услуг.

• Аудиторы, консультанты и советники. Персональные данные могут быть раскрыты в рамках и для целей проведения аудитов (например, внешних, финансовых, или аудитов безопасности), а также юридическим и иным консультантам — для расследования инцидентов, связанных с безопасностью, рисками, жалобами и т.д.

• Регуляторные органы, правоохранительные органы, суды. Мы можем раскрывать персональные данные для соблюдения требований законодательства, регуляторных обязательств, а также по запросу государственных органов, полиции, судов и на основании судебных предписаний.

• Иные лица. Получателями могут быть иные физические или юридические лица, организации, которым вы поручаете передать свои персональные данные (например, для предоставления рекомендаций), либо если вы дали своё согласие на такую передачу.

Таким образом, персональные данные могут быть переданы и раскрыты следующим категориям получателей:

• Агентствам по противодействию отмыванию денежных средств и предотвращению мошенничества, а также службам комплаенс-контроля и управления рисками — для подтверждения вашей личности, обеспечения защиты от мошенничества и подтверждения права на пользование нашими продуктами и услугами.

• Банкам, а также другим кредитным и финансовым учреждениям — в целях предоставления услуг.

• Платежным системам (SWIFT, SEPA, Visa, Mastercard и др.), поставщикам платежных услуг, компаниям по обработке карт — в целях обработки транзакций.

• Поставщикам услуг по управлению, хранению, архивированию и облачному хранению данных.

• Компаниям, помогающим нам в предоставлении наших услуг (например, поставщикам технологических решений, технической поддержки, услуг по разработке и обслуживанию ИТ-систем, управления сайтом, телекоммуникационных услуг, SMS-услуг).

• Поставщикам услуг клиентской поддержки и маркетинга.

• Поставщикам административных услуг.

• Аудиторским и бухгалтерским компаниям, а также консультантам.

• Внешним юридическим консультантам.

Также мы можем раскрыть ваши данные в следующих ситуациях:

• Если мы обязаны раскрыть или передать персональные данные в целях соблюдения закона или исполнения регуляторного или правового запроса.

• Для применения или исполнения условий использования либо других соглашений, заключённых с вами, а также в случае расследования возможных нарушений.

• Для защиты наших прав, собственности или безопасности, а также прав, собственности и безопасности наших клиентов, третьих лиц или общественности.

• Это включает обмен информацией с другими компаниями и организациями в целях предотвращения мошенничества, борьбы с отмыванием денег и аналогичными рисками.

9. Международная передача данных

Некоторые наши партнеры по обработке данных могут находиться за пределами Гонконга или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). В случае трансграничной передачи мы обеспечиваем надлежащий уровень защиты данных за счет:

• Типовых договорных условий (Standard Contractual Clauses, SCC), утвержденных Европейской комиссией

• Договоров, соответствующих требованиям Раздела 33 PDPO

• Дополнительных технических и организационных мер безопасности

Вы можете запросить подробности этих гарантий, обратившись к нам по контактам, указанным в настоящей Политике.

10. Сроки хранения данных

Мы храним ваши персональные данные только в течение периода, необходимого для целей, указанных в данной Политике, либо в рамках исполнения юридических и договорных обязательств.

Как правило:

• Данные аккаунта хранятся в течение срока вашего пользования Сервисом плюс 6 месяцев

• Возможны более длительные сроки хранения, если это требуется по закону (например, для целей бухгалтерского или налогового учета)

По окончании срока хранения данные будут безопасно удалены или анонимизированы.

11. Ваши права

Если вы находитесь в ЕС (в соответствии с GDPR):

В соответствии с Общим регламентом по защите данных (GDPR), вы обладаете рядом прав в области защиты персональных данных, включая:

• Право на доступ, обновление или удаление ваших персональных данных, которые мы храним.

• Право ограничить обработку ваших персональных данных или возразить против обработки.

• Право на переносимость данных.

Если вы находитесь в Европейской экономической зоне (ЕЭЗ), Швейцарии или Великобритании, ваши права в отношении персональных данных, обрабатываемых нами в качестве оператора (контролера), включают в частности:

• Право на доступ и/или переносимость: вы имеете право получить доступ к любым персональным данным, которые мы храним о вас, и в определенных случаях получить их в формате, пригодном для передачи другому поставщику услуг ("переносимость данных").

• Право на удаление данных ("право быть забытым"): в определенных случаях вы имеете право требовать удаления персональных данных, которые мы храним о вас (например, если они больше не нужны для целей, для которых были собраны).

• Право возразить против обработки: в определенных случаях вы имеете право потребовать от нас прекратить обработку ваших персональных данных и/или прекратить направление вам маркетинговых сообщений.

• Право на исправление: вы имеете право потребовать от нас исправить любые неточные или неполные персональные данные.

• Право ограничить обработку: вы имеете право требовать, чтобы мы ограничили обработку ваших персональных данных в определенных случаях (например, если вы считаете, что хранимые нами данные неточны или обрабатываются с нарушением закона).

Обратите внимание, что реализация ваших прав в соответствии с GDPR не освобождает нас от обязанностей, установленных применимым законодательством по борьбе с отмыванием доходов, полученных преступным путем (AML), и нашей внутренней политикой в этой сфере.

Если вы находитесь в Гонконге (в соответствии с PDPO):

Вы имеете право:

• Запросить доступ к своим персональным данным

• Потребовать исправления неточных данных

• Получить информацию о целях обработки

• Отозвать согласие на необязательные формы обработки

Мы стремимся отвечать на запросы в течение 40 календарных дней (PDPO) или 30 дней (GDPR). В соответствии с законодательством Гонконга может взиматься разумная плата за обработку запроса на доступ.

12. Защита данных

Мы применяем соответствующие технические и организационные меры для защиты персональных данных, включая:

• Безопасные серверы и шифрованные соединения (HTTPS)

• Контроль доступа и разграничение ролей

• Политики надежных паролей

• Мониторинг систем и обнаружение вторжений

• Обучение персонала и соглашения о конфиденциальности

Несмотря на принятые меры, ни одна система не может гарантировать абсолютную безопасность. Вы также несете ответственность за защиту своих учетных данных.

13. Автоматизированные решения

Мы не принимаем решения, имеющие юридические последствия для пользователя, исключительно на основе автоматизированной обработки данных, за исключением случаев, когда:

• Это необходимо для исполнения договора

• Это предусмотрено законом

• Вы дали на это явное согласие

14. Обновления Политики

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику в связи с изменениями законодательства или операционной деятельности. В случае значительных изменений мы уведомим вас через Сервис или по электронной почте.

Актуальная версия всегда будет доступна на сайте: https://madetask.com

Продолжение использования Сервиса после публикации изменений означает ваше согласие с обновленной редакцией Политики.

15. Контактная информация

Если у вас есть вопросы, запросы или жалобы, связанные с настоящей Политикой конфиденциальности или нашей практикой обработки данных, пожалуйста, свяжитесь с нами:

support@madetask.com
Efficient Systems Limited
UNIT B, 31/F UNITED CTR 95
QUEENSWAY ADMIRALTY, HONG KONG