7 февраля 2022
Оплата удаленных сотрудников. Какие схемы подходят для релокации и что выбрать?

В 2022 году бизнес столкнулся с массовой релокацией сотрудников. По статистике, которую приводит Росстат, страну покинуло более 290 тысяч человек. И часть из них хотела бы сохранить свои рабочие места.
Особенно это касается людей, которые работают в digital-сфере: программисты, дизайнеры, тестировщики за время пандемии привыкли к удаленному формату и понимают, что могут позволить себе работать из любого места. Тем более, что это разрешено Трудовым кодексом (Статья 312).
Только для бизнеса такое сотрудничество влечет последствия. Штатные бухгалтер и юрист, которые раньше не сталкивалась с подобными ситуациями, не знают как правильно перезаключить договор и нужно ли это, как меняются налоговые ставки, как перечислять зарплату. Пока даже у Министерства труда нет однозначных рекомендаций.
В этой статье собрали всю актуальную информацию о работе с удаленными сотрудниками, уехавшими за рубеж. Расскажем, как правильно обмениваться документами, платить налоги и как происходит оплата удаленных сотрудников.
Законно ли работать с теми, кто уехал
Предписания увольнять тех, кто уехал, в законодательстве нет. Также нет запрета на найм людей, которые являются налоговыми резидентами других стран.
Налоговый резидент — статус, который определяет, в бюджет какой страны физическое лицо платит налоги. Гражданство не влияет на его получение.
Человек утрачивает статус налогового резидента РФ, если проживает за ее пределами более 183 дней непрерывно в течение 12 месяцев. В таком случае НДФЛ вырастает до 30%. Скрыть факт отъезда сотрудника и платить налог как раньше не получится: ФНС автоматически узнает о всех, кто проживает за границей больше установленного срока.
Если пропустить этот момент и уплачивать налог по старой ставке, бизнес могут привлечь к ответственности по статье 123 НК РФ.
Нужно ли перезаключать договор
Можно оставить все как есть в двух ситуациях:
- В договоре изначально указано, что человек имеет право работать удаленно.
- Работник вернется в Россию через непродолжительное время.
В остальных случаях нужно или готовить дополнительные документы, или заключать новый договор и менять форму сотрудничества. Если этого не сделать, бизнес получит штраф по ст. 5.27 ч.4 КоАП РФ.
Есть четыре варианта, которые помогут сохранить сотрудничество:
- оформление длительной командировки;
- вывод сотрудника из штата и переход на сотрудничество по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
- открытие ООО за границей и оформление сотрудников в штат этой компании;
- аутстаффинг.
Несмотря на то, что в законодательстве нет запрета на работу с дистанционными сотрудниками, Минтруд настаивает на заключении с ними договора ГПХ. Проблема в том, что работодатель обязан контролировать условия труда и обеспечивать безопасность рабочего места. Удаленно это сделать невозможно.
Продолжаем трудовые отношения: особенности каждого способа
У каждого из способов продолжить сотрудничество есть свои нюансы. Разберем их.
- Оформление командировки
Максимальный срок длительной командировки законом не определен: за это отвечает работодатель. Поэтому компания может оформить ее для сотрудника, который хочет уехать. Однако срок такой командировки, даже если она длится несколько лет, должен быть указан в приказе сразу. Также потребуется оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Заключать новый договор с сотрудником в командировке не нужно: он не теряет место в штате, продолжает получать зарплату. Но если человек утрачивает статус резидента во время командировки, то нужно вовремя начать удерживать и перечислять правильный налог — 30%. Пример такого сотрудничества есть в письме ФНС России от 13.08.2021 № СД-4-11/11455.
- Заключение договора ГПХ
Договор гражданско-правового характера — это соглашение, которое заключается между компанией и физическим лицом. Для бизнеса его плюс в том, что его наличие не порождает трудовых отношений с работником, а значит, что можно не беспокоиться об отпусках, выходных пособиях и создании условий труда.
Но недостатки у него тоже есть:
- нужно удерживать НДФЛ (в случае с нерезидентами — 30%);
- за резидентов придется платить страховое, пенсионное и социальное страхование.
Такой договор всегда срочный и требует ручной пролонгации. Обычно его заключают для выполнения проектной работы, разовых поручений. Перечень задач указывается в договоре и его срок должен соответствовать объему.
Могут возникнуть сложности с выплатой заработка. Оплата удаленных сотрудников по договору обычно происходит на лицевой счет физического лица. Но перевести деньги на зарубежный счет у компании не получится, а вывести деньги с российской карты будет сложно уже работнику.
- Открытие ООО за границей и оформление работников в штат
Этот вариант подойдет для крупных компаний, которым важно, чтобы работники оставались в штате. Сейчас открыть ООО можно, например, на Кипре, ОАЭ или в Казахстане.
Минус — релоцировать и оформить сотрудников не получится быстро. Каждая страна требует определенного пакета документов для открытия бизнеса, некоторые из них — больших инвестиций.
Плюс — выход на международный рынок, простая оплата удаленных сотрудников, сохранение их в штате. Также, в таком случае, работники смогут получить ВНЖ страны, в которой расположено ООО. Часто это решающий фактор для сохранения трудовых отношений.
- Аутстаффинг
Аутстаффинг — это формат, когда сотрудники устраиваются в штат одной компании, а затем по договору «передаются» для выполнения задач другой фирме. Есть целые аутстаффинговые агентства, которые предоставляют сотрудников «на потоке».
В России такой формат вне закона. Но агентства работают вполне законно — запрет касается всех, кроме аккредитованных государством компаний.
Также такой вариант сотрудничества для бизнеса дороже: компания, в которую будут устроены люди, возьмет комиссию за свои услуги.
Выплата зарплаты заграничным сотрудникам
Из-за сложностей отношений российской и мировой банковских систем трудно сделать так, чтобы оплата удаленной работы сотрудников была удобна обеим сторонам. Однако несколько вариантов все-таки есть.
Карта МИР
Единственная страна, где карта МИР работает точно — Беларусь. Поэтому если ваш сотрудник переезжает туда, вы можете переводить ему деньги на счет, к которому подключена эта карта. По данным РИА Новости, платежная система МИР подключена к некоторым банкам еще в семи странах: Армении, Вьетнаме, Казахстане, Киргизии, Таджикистане, Южной Кореи и Южной Осетии. Однако этот перечень может измениться в любой момент.
Посредники за границей
Посредника, который примет деньги на свою российскую карту, а затем отдаст их наличными в валюте, можно найти в любой стране. Такие люди берут комиссию за свою работу и их деятельность никем не регулируются. Найти проверенного посредника может быть сложно, а риски такого сотрудничества высоки.
Перевод в криптовалюте
Этим способом пользуются многие зарубежные работодатели, но в России использование криптовалюты для выплаты зарплат рискованно. Формально запрета на выплату в неденежной форме нет: в таком виде сотрудник может получать 20% от оклада.
Однако среди юристов есть разногласия: ТК запрещает выплаты в предметах, свободный оборот которых запрещен. А статус криптовалюты в России до конца не определен и разъяснений Минфина по этому поводу пока нет. Но есть запрет на прием оплаты за работу цифровой валюте резидентам РФ — п. 5 ст. 14 Федерального закона 259.
Сервис MadeTask
Законный и надежный способ перевода средств — сотрудничество с сервисом MadeTask.
Кроме безопасных денежных переводов на карту, он помогает:
- наладить работу с физическим лицом, не заключая договор ГПХ;
- переводить зарплату массово (комиссия — 4-9%);
- снизить финансовую нагрузку до 25%.
Как наладить работу через MadeTask
- Перевести вознаграждение сотрудника (с учетом комиссии и налогов) на баланс сервиса.
- Поставить задачу в трекере.
- Дождаться, пока сотрудник выполнит ее и отправит результат.
- Проверить и, если все хорошо, принять задачу. В этот момент сотруднику перечисляются средства на счет в личном кабинете. Он может вывести их на карту практически любой страны.
- Получить закрывающие документы.
Возиться с оригиналами документов ни заказчику, ни исполнителю не придется — эту задачу берет на себя Madetask.
Заключение
Продолжить работать с сотрудниками, которые решились на релокацию, не так уж и просто. Последствия таких трудовых отношений: увеличение налоговой нагрузки, усложненный документооборот, риски при переводе заработной плате. Самый простой способ продолжить сотрудничество — использовать сторонние сервисы, которые автоматизировали процессы документооборота с удаленными сотрудниками и наладили процесс перевода денег за рубеж. Они разгрузят бухгалтерию и помогут не потерять лояльность работников.