7 февраля 2022

Оплата удаленных сотрудников. Какие схемы подходят для релокации и что выбрать?

В 2022 году бизнес столкнулся с массовой релокацией сотрудников. По статистике, которую приводит Росстат, страну покинуло более 290 тысяч человек. И часть из них хотела бы сохранить свои рабочие места.

Особенно это касается людей, которые работают в digital-сфере: программисты, дизайнеры, тестировщики за время пандемии привыкли к удаленному формату и понимают, что могут позволить себе работать из любого места. Тем более, что это разрешено Трудовым кодексом (Статья 312).

Только для бизнеса такое сотрудничество влечет последствия. Штатные бухгалтер и юрист, которые раньше не сталкивалась с подобными ситуациями, не знают как правильно перезаключить договор и нужно ли это, как меняются налоговые ставки, как перечислять зарплату. Пока даже у Министерства труда нет однозначных рекомендаций.

В этой статье собрали всю актуальную информацию о работе с удаленными сотрудниками, уехавшими за рубеж. Расскажем, как правильно обмениваться документами, платить налоги и как происходит оплата удаленных сотрудников.

Законно ли работать с теми, кто уехал

Предписания увольнять тех, кто уехал, в законодательстве нет. Также нет запрета на найм людей, которые являются налоговыми резидентами других стран.

Человек утрачивает статус налогового резидента РФ, если проживает за ее пределами более 183 дней непрерывно в течение 12 месяцев. В таком случае НДФЛ вырастает до 30%. Скрыть факт отъезда сотрудника и платить налог как раньше не получится: ФНС автоматически узнает о всех, кто проживает за границей больше установленного срока.

Если пропустить этот момент и уплачивать налог по старой ставке, бизнес могут привлечь к ответственности по статье 123 НК РФ.

Нужно ли перезаключать договор

Можно оставить все как есть в двух ситуациях:

1. В договоре изначально указано, что человек имеет право работать удаленно.
2. Работник вернется в Россию через непродолжительное время.

В остальных случаях нужно или готовить дополнительные документы, или заключать новый договор и менять форму сотрудничества. Если этого не сделать, бизнес получит штраф по ст. 5.27 ч.4 КоАП РФ.

Есть четыре варианта, которые помогут сохранить сотрудничество:

• оформление длительной командировки;
• вывод сотрудника из штата и переход на сотрудничество по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
• открытие ООО за границей и оформление сотрудников в штат этой компании;
• аутстаффинг.

Несмотря на то, что в законодательстве нет запрета на работу с дистанционными сотрудниками, Минтруд настаивает на заключении с ними договора ГПХ. Проблема в том, что работодатель обязан контролировать условия труда и обеспечивать безопасность рабочего места. Удаленно это сделать невозможно.

Продолжаем трудовые отношения: особенности каждого способа

У каждого из способов продолжить сотрудничество есть свои нюансы. Разберем их.

• Оформление командировки

Максимальный срок длительной командировки законом не определен: за это отвечает работодатель. Поэтому компания может оформить ее для сотрудника, который хочет уехать. Однако срок такой командировки, даже если она длится несколько лет, должен быть указан в приказе сразу. Также потребуется оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Заключать новый договор с сотрудником в командировке не нужно: он не теряет место в штате, продолжает получать зарплату. Но если человек утрачивает статус резидента во время командировки, то нужно вовремя начать удерживать и перечислять правильный налог — 30%. Пример такого сотрудничества есть в письме ФНС России от 13.08.2021 № СД-4-11/11455.

• Заключение договора ГПХ

Договор гражданско-правового характера — это соглашение, которое заключается между компанией и физическим лицом. Для бизнеса его плюс в том, что его наличие не порождает трудовых отношений с работником, а значит, что можно не беспокоиться об отпусках, выходных пособиях и создании условий труда.

Но недостатки у него тоже есть:

• нужно удерживать НДФЛ (в случае с нерезидентами — 30%);
• за резидентов придется платить страховое, пенсионное и социальное страхование.

Такой договор всегда срочный и требует ручной пролонгации. Обычно его заключают для выполнения проектной работы, разовых поручений. Перечень задач указывается в договоре и его срок должен соответствовать объему.

Могут возникнуть сложности с выплатой заработка. Оплата удаленных сотрудников по договору обычно происходит на лицевой счет физического лица. Но перевести деньги на зарубежный счет у компании не получится, а вывести деньги с российской карты будет сложно уже работнику.

• Открытие ООО за границей и оформление работников в штат

Этот вариант подойдет для крупных компаний, которым важно, чтобы работники оставались в штате. Сейчас открыть ООО можно, например, на Кипре, ОАЭ или в Казахстане.

Минус — релоцировать и оформить сотрудников не получится быстро. Каждая страна требует определенного пакета документов для открытия бизнеса, некоторые из них — больших инвестиций.

Плюс — выход на международный рынок, простая оплата удаленных сотрудников, сохранение их в штате. Также, в таком случае, работники смогут получить ВНЖ страны, в которой расположено ООО. Часто это решающий фактор для сохранения трудовых отношений.

• Аутстаффинг

Аутстаффинг — это формат, когда сотрудники устраиваются в штат одной компании, а затем по договору «передаются» для выполнения задач другой фирме. Есть целые аутстаффинговые агентства, которые предоставляют сотрудников «на потоке».

В России такой формат вне закона. Но агентства работают вполне законно — запрет касается всех, кроме аккредитованных государством компаний.

Также такой вариант сотрудничества для бизнеса дороже: компания, в которую будут устроены люди, возьмет комиссию за свои услуги.

Выплата зарплаты заграничным сотрудникам

Из-за сложностей отношений российской и мировой банковских систем трудно сделать так, чтобы оплата удаленной работы сотрудников была удобна обеим сторонам. Однако несколько вариантов все-таки есть.

Карта МИР

Единственная страна, где карта МИР работает точно — Беларусь. Поэтому если ваш сотрудник переезжает туда, вы можете переводить ему деньги на счет, к которому подключена эта карта. По данным РИА Новости, платежная система МИР подключена к некоторым банкам еще в семи странах: Армении, Вьетнаме, Казахстане, Киргизии, Таджикистане, Южной Кореи и Южной Осетии. Однако этот перечень может измениться в любой момент.

Посредники за границей

Посредника, который примет деньги на свою российскую карту, а затем отдаст их наличными в валюте, можно найти в любой стране. Такие люди берут комиссию за свою работу и их деятельность никем не регулируются. Найти проверенного посредника может быть сложно, а риски такого сотрудничества высоки.

Перевод в криптовалюте

Этим способом пользуются многие зарубежные работодатели, но в России использование криптовалюты для выплаты зарплат рискованно. Формально запрета на выплату в неденежной форме нет: в таком виде сотрудник может получать 20% от оклада.

Однако среди юристов есть разногласия: ТК запрещает выплаты в предметах, свободный оборот которых запрещен. А статус криптовалюты в России до конца не определен и разъяснений Минфина по этому поводу пока нет. Но есть запрет на прием оплаты за работу цифровой валюте резидентам РФ — п. 5 ст. 14 Федерального закона 259.

Сервис MadeTask

Законный и надежный способ перевода средств — сотрудничество с сервисом MadeTask.

Кроме безопасных денежных переводов на карту, он помогает:

• наладить работу с физическим лицом, не заключая договор ГПХ;
• переводить зарплату массово (комиссия — 4-9%);
• снизить финансовую нагрузку до 25%.

Как наладить работу через MadeTask

1. Перевести вознаграждение сотрудника (с учетом комиссии и налогов) на баланс сервиса.
2. Поставить задачу в трекере.
3. Дождаться, пока сотрудник выполнит ее и отправит результат.
4. Проверить и, если все хорошо, принять задачу. В этот момент сотруднику перечисляются средства на счет в личном кабинете. Он может вывести их на карту практически любой страны.
5. Получить закрывающие документы.

Возиться с оригиналами документов ни заказчику, ни исполнителю не придется — эту задачу берет на себя Madetask.

Заключение

Продолжить работать с сотрудниками, которые решились на релокацию, не так уж и просто. Последствия таких трудовых отношений: увеличение налоговой нагрузки, усложненный документооборот, риски при переводе заработной плате. Самый простой способ продолжить сотрудничество — использовать сторонние сервисы, которые автоматизировали процессы документооборота с удаленными сотрудниками и наладили процесс перевода денег за рубеж. Они разгрузят бухгалтерию и помогут не потерять лояльность работников.