17 января 2023

Как юрлицам вести расчеты с физлицами

Систему оплаты сотрудникам — внештатным или трудоустроенным — определяет работодатель, но в рамках закона. При этом, ФНС совместно с банками тщательно контролируют все платежи с расчетного счета юридического лица.

Расскажем, как правильно проводить безналичные расчеты юридических и физических лиц, какие документы для этого потребуются.

Расчет юридического лица с физическим наличными и безналичными — какие есть нюансы

Закон позволяет юрлицам выплачивать вознаграждения «физикам» в неограниченном объеме. Но при условии, что физическое лицо не оформлен как ИП. А от самозанятого потребуется только чек, договор в случае наличного расчета не понадобится. Для отчета по наличным выплатам понадобится внести эту операцию в бухгалтерию компании.

С безналичными расчетами ООО с физическими лицами дела обстоят сложнее. Невозможно просто перевести деньги на карту физлица — потребуется основание и закрывающие документы:

• договор о сотрудничестве (ГПХ, ТК);
• чек (если физлицо самозанятый);
• оплата взносов и налогов (если физлицо без специального налогового статуса).

Деньги сотруднику под отчет

Один из удобных способов расчета организации с физическим лицом — перевод средств под отчет. Подотчетные средства можно передать как наличным, так и безналичным способом. Но им нередко пользуются компании, которые работают с удаленными сотрудниками для безналичных выплат.

Из плюсов:

• не нужно оформлять кассовые документы;
• не надо снимать в банке наличные;
• нет лимитов по суммам.

Но отчитываться за эти переводы все же придется. В качестве основания на перевод нужно оформить приказ руководителя или заявление от сотрудника. В свою очередь, от сотрудника понадобится авансовый отчет и чеки о расчеты с карты физлица, на которую было зачисление под отчет.

Риски расчетов между физлицом и юрлицом

Все движения средств физических и юридических лиц мониторятся банками в рамках закона. Сведения поступают в Росфинмониторинг. Если какие-то операции покажутся подозрительными, банк может заблокировать счет до выяснения. Снять блокировку можно только предоставлением отчетных документов.

Особенно внимательно структуры отслеживают расчеты между юрлицом и физлицом. Каждая операция сверяется по правилам банковских проверок, а компаниям присваивается уровень риска.

Если выплаты произведены неправильно, например без оснований и закрывающих документов, транзакция будет признана «обналичкой» или «конвертной зарплатой» ст. 199 и ст. 172 УК РФ.

Подмена трудовых отношений гражданскими — еще одно нарушение, которое ФНС может признать необоснованной выплатой физлицу. Налоговая вправе подать в суд, если найдет признаки подмены:

• договор ГПХ содержит признаки трудового;
• выплаты совершаются в установленный период и в фиксированном размере;
• физлица — бывшие сотрудники компании по ТК и т.д.

Работать в рамках законодательства

Самое важное — работать в рамках законодательства. А именно:

1. Заключать договоры ГПХ или по ТК.
2. Оплачивать взносы и налоги, если физлицо не ИП и не самозанятый.
3. Следить за документацией.

Сервис MadeTask

Как помогает сервис MadeTask снизить риски:

• не нужно заключать договоры с каждым исполнителем — сервис предоставляет единый договор;
• нет массовых выплат физлицам с расчетного счета — вы совершаете перевод только на счет сервиса-юрлица, а оплату по исполнителям распределит MadeTask;
• не нужно собирать от всех внештатников закрывающие документы — все они есть в личном кабинете, а получить их можно посредством ЭДО.

Как работать в сервисе

Здесь все просто:

1. Компания-заказчик регистрируется в сервисе и пополняет баланс на нужную сумму.
2. Высылает своим исполнителям ссылку для регистрации.
3. Далее заказчик назначает задачу исполнителю и ее стоимость.
4. После выполнения и проверки задачи, исполнитель получает деньг на свой счет в личном кабинете.
5. Вывести он их может без комиссий на любую карту или кошелек.